Con el Estudio Previo de la situación respondemos a las preguntas: ¿Qué y por qué ha sucedido?

Para ello se debe:

• Anotar el/los problemas en una lista y hacer una descripción cronológica de los hechos de forma objetiva y aséptica. La fecha en los documentos es fundamental para poder relacionar los hechos descritos con las circunstancias del momento de la realización del
• Evaluar las consecuencias de los
• Ordenar la lista según la importancia de las consecuencias producidas.
• Ocuparse de las consecuencias para normalizar la situación, máxime en caso de accidentes, recordando que los problemas subsisten hasta que no se eliminan sus causas.
• Preguntarse, y preguntar paso a paso, el porqué de las cosas hasta encontrar el origen del Detrás de cualquier problema suelen presentarse varias causas. En el análisis de las posibles causas, el rigor operativo como instrumento ofrece ventajas muy importantes. En efecto, si de las causas probables, eliminamos las que se basan en incumplimientos el análisis se hace más sencillo al reducirlas.
• Recurrir a la experiencia y analizar los datos de forma
• Estudiar en profundidad la situación y los sucesos. Hay que dedicar tiempo en analizar los hechos. Las experiencias invitan e inducen a sacar conclusiones precipitadas. Del análisis exhaustivo de un problema suelen salir más.
• Contrastar las causas con datos, informes escritos de anteriores problemas resueltos, opiniones de expertos, con las observaciones de las personas implicadas y en las áreas donde se ha producido el suceso… Las causas ponen en evidencia responsabilidades lo cual dificulta la ordenación de éstas.
• Depurar la lista de las causas para hacer más práctico, sencillo y seguro el trabajo de ordenación de ellas. Hay que eliminar lo que no es una causa y que se ha relacionado con el fin de justificar algún fallo y/o responsabilidad.
• Encadenar las causas (árbol de causas) es un paso que facilita el trabajo de ordenación de las mismas y que debe realizar el grupo de personas afectadas. Cuando la causa del evento o del problema es conocida, no es preciso hacer ningún árbol de causas sino aplicar medidas correctoras y preventivas.
• Hacer uso del principio de Pareto que permite asignar un orden de prioridades y facilita el estudio de las deficiencias en las Organizaciones, identifica sus puntos de mejora y ayuda a definir qué plan de acción es el mejor para llevarlos a cabo.
• Asumir responsabilidades de forma colectiva e individual:
  • 1º Cada uno asume su fallo.
  • 2º Cada uno subsana sus errores
  • 3º Cada componente ayuda al resto

En resumen, estructurar y ordenar por importancia las causas para poder atacarlas dando prioridades. Todo tiene un principio y un final. Es importante hacer los estudios en un clima de confianza, desde el principio y paso a paso, llegar al final antes de sacar conclusiones.