Árbol de Causas
El Árbol de Causas es una representación gráfica que muestra de manera ordenada, encadenada y escalonada, las causas que han intervenido, o que pueden intervenir, en la creación de algún suceso, desde las más aparentes hasta las más básicas
Este instrumento facilita la comprensión de los problemas, puesto que determina de forma detallada y concreta su origen, favoreciendo la resolución armónica de la cuestión puesto que interconecta las actividades de las personas que se ven afectadas por las consecuencias del evento. Por todas estas razones es fundamental la colaboración de todos los implicados en la búsqueda de las causas. El árbol ayuda a ordenar las causas, a relacionarlas de forma correcta, a atacar las mismas de forma ordenada, simple y progresiva.
El ámbito de aplicación es extensísimo, puesto que es de utilidad en problemas simples (los que afectan a un solo individuo o presentan causas más o menos evidentes) o en aquellos de naturaleza compleja (los que inciden en uno o varios departamentos, o muestran causas más profundas). Sin embargo, cuando la causa del evento o del problema es conocida, no es preciso hacer ningún árbol de causas sino aplicar medidas correctoras y preventivas.
Es obvio, que cuanto más complejo es el problema a resolver más interesante y conveniente es la utilización de este instrumento. Por otra parte, es importante señalar que, por la propia naturaleza del mismo (búsqueda de las causas de algún problema) el empleo del árbol de causas está también indicado en la fase inicial del proceso de solución de los problemas, es decir, en el estudio de la situación. En caso de problemas complejos y con varias personas afectadas, pone de manifiesto todas las responsabilidades, con lo que se evitan suspicacias, se impide el pasarse la pelota y se reducen las tensiones. Cuando se enfrentan a problemas simples o que afectan a una sola persona, el árbol ayuda a estructurar el pensamiento. La convergencia de todas las causas en un único documento facilita la labor de equipo al aunar todas las responsabilidades individuales (subjetivas/objetivas)
Para realizar el proceso de generación del árbol de causas en primer lugar se encadenan las causas que originan un problema, empezando por preguntar por qué ha sucedido un incidente. Para responder se irán realizando nuevas cuestiones encadenándolas con sus respectivas respuestas hasta llegar al fondo del tema. Se procede de la siguiente forma
Evidentemente, la mayoría de los problemas son más complejos y son resultado de la confluencia de más de una. Cada causa se encadena con otras sub-causas, que a su vez proceden de otras, la construcción del árbol de causas es la siguiente:
1. Representación gráfica
2. Fases de ejecución
- Definir y concretar el objeto del análisis
Que se escribirá como título del árbol. De esta manera, habremos contestado a la pregunta: ¿cuál es el problema? La trascendencia de este primer momento radica en que, si no se enfoca debidamente el tema, el árbol de causas arrojará una visión parcial o errónea del problema, con lo que se dificultará o retrasará su solución. La fijación del objeto concreto del estudio puede tener sus dificultades, máxime cuando se esté frente a un problema complejo y/o con causas inciertas y supuestas. La redacción de varios borradores para cada parte del problema ayudará a la visión global del problema.
- Identificar las causas básicas del problema
Y sus respectivas sub-causas hasta llegar al origen de fondo o causas matrices. La idea principal en esa búsqueda debe ser observar sin ideas preconcebidas las causas, y sin prejuicios sobre las consecuencias.
- Ordenar las causas según su importancia.
Prevalecerán las causas que provocan o pueden provocar accidentes frente a las que no lo hacen, las causas que pueden solucionarse fácilmente, frente a las complejas, las que requieren menos tiempo y esfuerzo frente a las que exigen más dedicación.
Observaciones de interés:
Para que el encadenamiento de las distintas causas que provocan cualquier problema sea efectivo hay que tener presente que, detrás de cada uno de ellos, se suelen encontrar las siguientes causas básicas:
- causas organizativas
- causas relacionadas con los comportamientos
- causas relacionadas con los procesos
- causas relacionadas con el mantenimiento
Ello significa que, cuando se realice cualquier árbol de causas, hay que buscar y encontrar las causas subyacentes del fondo de los problemas.
Por último, es muy importante destacar que el árbol de causas identifica el origen de algún suceso o problema con el objeto de que éstas sean convenientemente atacadas. El encadenamiento de motivos derivados del análisis implica la necesidad de eliminar, de forma ordenada y sistemática todos, puesto que dejar alguno supone mantener la posibilidad de que se materialice el incidente o el problema. Es preciso atajarlos en el origen.
3. El método ACR (Análisis de Causa Raíz)
Es una metodología que permite de forma sistemática, identificar las causas raíz primaria de los problemas, para luego aplicar correctivos que las eliminen de forma definitiva. Se trata de una variante más técnica del árbol de causas. Es importante formar un equipo de trabajo dirigido por un moderador que mantenga un clima distendido y de paso a las intervenciones de cada participante.
El objetivo principal es responder a las preguntas ¿qué? ¿cómo? y ¿por qué? obviando el ¿quién? Esta labor la tendrá que desempeñar el moderador.
El esquema a seguir es:
- Definir el problema: Se trata de contestar a unas preguntas que definan el problema, algo que parece obvio pero que no siempre está claras. Las preguntas son:
¿Qué? ¿Qué ocurrió?
¿Cuándo? ¿Cuándo ocurrió?
Dónde? ¿Dónde ocurrió
Frecuencia (reiteración del incidente)
Impacto (importancia del problema)
En este punto no nos preguntaremos ¿Quién? ¿Cómo? ni ¿Por qué?
- Modos de fallo: Son los eventos físicos encontrados una vez que ocurre el incidente. Se enumeran los posibles fallos que lo han originado.
- Hipótesis: Lista de posibles sucesos que pueden, a priori, explicar el incidente en objeto de estudio. Se puede utilizar una tormenta de ideas o que cada participante formule una teoría. Es el momento de contestar las preguntas ¿Cómo? y ¿Por qué?
- Datos argumentales: Son los hechos, pruebas, datos… que validan un supuesto. En este punto la hipótesis deja de serlo y se convierte en una realidad. No se puede dar por válida una conjetura que no esté sustentada por datos que todos reconozcan como válidos y no se pueden admitir teorías peregrinas. Solo valen datos, estadísticas, pruebas, hechos. Se trata de realizar una investigación del evento en busca del mayor número de datos que la corroboren.
- Causas: Las causas pueden ser físicas, humanas y latentes.
- Raíz Física: Son derivadas de los materiales, mecanismos… son cosas tangibles
- Raíz Humana: Son debidos de intervenciones inapropiadas por el ser humano.
- Raíz Latente: Son derivados de la carencia o deficiencia en los sistemas administrativos y gerenciales (procedimientos, protocolos, organización, mitos)
- Medidas: Serán las acciones que tomar para que corrijan de forma definitiva las causa raíces anteriormente detectadas.
