Los datos son elementos reproducibles, objetivos, ciertos y concretos, puesto que, de no ser así, serían estimaciones o indicadores. Los datos son la información cuantificada de los procesos

Los datos son los hechos o los detalles que facilitan el conocimiento de algo. Constituyen otro de los instrumentos más básicos en una Organización y pueden definirse como los antecedentes medibles, cuantificables, verificables y necesarios para llegar al conocimiento exacto de algo o para reducir las consecuencias de algún suceso. Suelen ser indicadores de algo, aunque no todos los indicadores son datos.

 Los datos son de gran ayuda puesto que:

• Son la base del análisis de cualquier situación.
• Fundamentan la decisión en todos los asuntos.
• Conforman elementos de verificación en los estándares y en los parámetros de control.
• Nos proporcionan información valiosa sobre el funcionamiento del proceso de la organización y ayudan a controlar las tendencias.
• Son el punto de partida de cualquier plan de actuación o de cualquier análisis.
• Sintetizan la información.
• Facilitan la supervisión.
• Mantienen los procesos dentro del estándar y permiten obtener información concreta del él para poder devolver éste al estándar si los datos muestran un alejamiento del mismo.

 Los datos se obtienen de la siguiente forma:

• Como resultado de la observación directa. Monitorización o control manual/ visual y captura.
• Como resultado de los registros en los dispositivos electrónicos, eléctricos o mecánicos de los propios equipos.
• Como resultado del cálculo científico (fórmulas matemáticas, químicas…) a partir de otros datos.

Seguidamente los datos obtenidos (capturados) son validados y contrastados de forma manual (informaciones contenidas en manuales, los estándares establecidos del proceso o con los obtenidos en situaciones anteriores), o automática (por el propio dispositivo automático)

El conjunto de datos obtenidos (capturados) y contrastados, una vez presentados de forma ordenada y sistemática, configuran los denominados registros que se pueden presentar en soporte físico (papel) o en soporte digital.

Hay que tener muy presente que el mayor obstáculo es realizar un correcto análisis de ellos, puesto que la complejidad de las modernas organizaciones arroja un elevado número de información que se deben estudiar para extraer los que realmente son útiles para mantener y mejorar los procesos.