Es un instrumento de búsqueda de causas de los problemas o de las soluciones a los mismos. La inteligencia colectiva es superior a la individual

El debate puede contemplarse como el intercambio de posiciones, ideas, posturas, planteamientos o pareceres sobre un asunto que arroja como resultado la constatación de la existencia o ausencia de puntos de vista similares. La puesta en común de la riqueza individual de cada uno de los agentes del proceso arroja, mediante el debate, una visión completa de las situaciones que permite descubrir los motivos de los problemas o dar con las soluciones.

 El debate es de gran ayuda para:

• • Intercambiar opiniones, puntos de vista, experiencias… La diferencia genera riqueza.
  • Buscar las causas de cualquier problema, máxime cuando éstas no están claras. Cuantos más departamentos estén implicados en la cuestión, más aconsejable es el debate.
  • Buscar las soluciones de cualquier problema. En este punto son válidas las consideraciones reseñadas. Cuanto más complejo sea más conveniente será el debate.

 El intercambio de posiciones, puntos de vista, opiniones y pareceres se presenta normalmente a través de dos figuras: La Discusión y el Debate, la diferencia fundamental está en la actitud de escucha de los intervinientes y en la naturaleza del intercambio.

• DISCUSIÓN: está presidida por el deseo de justificar comportamientos, excusar incumplimientos, introducir elementos ajenos al fondo del tema objeto de la cuestión. La discusión es inútil y costosa porque consume tiempo improductivo y no arroja resultados positivos.
• DEBATE: el intercambio es constructivo, tiene como objetivo analizar en profundidad la cuestión, estudiarla sin prejuicios, desmenuzar sus causas y posibles soluciones. El debate se materializa a través de la utilización del instrumento que se denomina sesión.

Una sesión de trabajo es la congregación de personas que persiguen un objetivo concreto, que toman decisiones o que evalúan la adecuación de ellas

Las sesiones son instrumentos de gestión. No deben confundirse con las reuniones, que hacen referencia a la agrupación de varias personas en un momento y espacio dados, voluntaria o accidentalmente por razones casuales y sin mayores propósitos.

Fundamentalmente hay tres tipos de sesiones de trabajo:

• Informativas, en las que se da cuenta de algo a un grupo de personas.
• De Análisis, en las que se definen temas, se buscan y encuentran soluciones, se formulan planes específicos, se exponen y analizan problemas.
• De Seguimiento, que tienen por objeto comprobar el grado de cumplimiento de proyectos, planes.

Las sesiones deben de ser eficaces y eficientes. Para ello hay que tener presente las siguientes fases e instrucciones:

1. Preparación de la Sesión

• • Estudio del asunto. En esta etapa se procede a la definición de la finalidad y objetivos de la reunión. Decidir si es o no necesaria.
  • Elección de las personas. Seleccionar a las personas que deben asistir.
  • Definición del desarrollo. Fijar el tipo de sesión y redactar la agenda de ésta. El tiempo máximo de duración no debe ir nunca más allá de una hora y media o dos horas ya que transcurrido éste la capacidad de atención disminuye. La fijación de un orden del día que señale los temas que van a ser debatidos evita el tratamiento o la decisión sobre materias no incluidas que pueden afectar a personas no presentes.

La agenda de la sesión u orden del día señala el objetivo, el día, la hora y el lugar de la reunión, los temas a tratar y la documentación que es necesario entregar o aportar. Es importante tener presente que el orden de los temas a tratar debe ser:

1. lo más importante y lo más urgente,
2. lo más importante y menos urgente,
3. temas simples, fácilmente resolubles o cuestiones no relevantes

2. Convocatoria.

Una vez aprobada la agenda se hará la convocatoria de la reunión acordando con los participantes, la fecha y horas, y remitiendo la agenda.

3. Logística y comprobación:

Por último, se reservarán las salas, preparará el material, los equipos, etc. y se verificará que la convocatoria ha llegado correctamente a los participantes para que pueda celebrarse con éxito.

4. Desarrollo de la sesión

Todos los asistentes a las reuniones son personas ocupadas. La puntualidad es fundamental para reducir tiempos muertos y costes asociados.

Especificar agenda y “reglas del juego”. Es necesario definir las intervenciones, qué persona lidera, preside o modera la reunión, quién recapitula lo tratado y redacta el acta o el resumen de la reunión. Es conveniente recordar objetivos y temas a debatir. La designación de la figura del moderador, o líder de la reunión, es importante pues a él corresponden las siguientes funciones:

• Conducir el desarrollo de las intervenciones hacia la búsqueda de las causas o soluciones de cualquier problema.
• Asumir que todas las ideas pueden ser, en principio, válidas.
• Realizar una ordenación de las ideas que se sustentan en razones objetivas y separarlas de aquéllas que se basan en razones de tipo subjetivo.
• Dar preferencia a las ideas en función de las ventajas que proponen y de su fiabilidad.
• Proponer el análisis pormenorizado de las ideas elegidas.

Durante la sesión es preciso profundizar en los temas con datos, crear y mantener la cohesión del grupo, adecuar los comportamientos de los participantes, controlar los tiempos de las intervenciones.

5. Finalización de la Sesión

Compromisos dirigidos a la consecución de objetivos. La sesión finaliza con las conclusiones y los planes de acción que se asignan a personas concretas con fecha de ejecución.

Las actas y los resúmenes de las sesiones. Las actas son los documentos que recogen la síntesis concreta de las decisiones tomadas y son vinculantes para quienes han asumido la responsabilidad de hacer algo. En las actas debe hacerse constar:

• Fecha, hora y el lugar de celebración.
• Listado de asistentes.
• Decisiones y acciones.
• Responsables de las acciones y fechas.
• Las actas deben ser distribuidas para conformidad de los asistentes. Los resúmenes son, por el contrario, los documentos informativos preparados para terceros. No son vinculantes.

Es conveniente señalar que las personas desarrollan roles en las sesiones de acuerdo con su carácter. El líder o el moderador debe sacar el máximo partido de los participantes. Todos pueden ayudar a conseguir el objetivo de la sesión.